E-Learning bietet zum einen die Möglichkeit Weiterbildungskosten zu reduzieren, indem Reise- und ggf. Schulungsnebenkosten (Trainer, Raummiete, Verpflegung, Material etc.) gespart werden. Außerdem können Inhalte, die einmal aufbereitet wurden, beliebig oft wiederverwendet werden und so eine große Teilnehmerzahl zeitlich flexibel geschult werden. In einem solchen Fall ist es also eine einfache Rechnung, nach der die Umsetzung eines E-Learning-Kurses ab einer bestimmten Teilnehmerzahl günstiger ist als eine Präsenzschulung.
Dadurch, dass beim E-Learning Raum und in einigen Fällen auch Zeit keine Rolle spielen, kann der potenzielle Teilnehmerkreis deutlich erhöht werden. Je nach Sprachangebot ist E-Learning grundsätzlich weltweit nutzbar. Haben Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten die Möglichkeit zu Lernen, wie Vertriebsmitarbeiter, Verkäufer und andere Servicekräfte, die sehr stark vom Kundenkontakt abhängig sind, kann mit E-Learning das Lernen während des normalen Tagesablaufs ermöglicht werden und Mitarbeiter müssen nicht extra für Weiterbildungsmaßnahmen ausgeplant werden.
Darüber hinaus gibt es aber auch qualitative Gründe, bestimmte Schulungsmaßnahmen als E-Learning oder Blended Learning (E-Learning kombiniert mit Präsenzschulung) anzubieten. Bei einem asynchronen (zeitlich unabhängigen) E-Learning-Kurs können sich Teilnehmer die Inhalte in ihrem individuellen Tempo aneignen. Eine tatsächliche oder gefühlte Bewertung des eigenen Könnens oder der eigenen Vorkenntnisse durch andere Teilnehmer findet nicht statt. In E-Learning-Kursen werden Wissenslücken mit Hilfe von Selbstüberprüfungen (Quizfrage, bei der das Ergebnis nicht gespeichert wird, aber Einfluss auf die angebotenen Inhalte haben kann) aufgedeckt und der Teilnehmer wird motiviert, sich das notwendige Wissen gezielt anzueignen. Inhalte können außerdem bei Bedarf wiederholt werden, so dass sie zum Beispiel direkt vor ihrer Anwendung in der Praxis aufgefrischt werden. Auf diese Weise wird Lernen mit E-Learning trotz größerer Teilnehmergruppe individueller und zielgerichteter.
Aber nicht immer ist die Alternative zum E-Learning ein Präsenztraining, sondern in einigen Fällen gar keine Schulungsmaßnahme. So werden im Unternehmensalltag beispielsweise einfache Präsentationsunterlagen zur Vermittlung von Informationen per E-Mail verschickt. Dabei findet meist keine Kontrolle statt, ob die Inhalte gelesen und verstanden wurden.
Sind Unternehmen rechtlich verpflichtet, eine Schulung regelmäßig durchzuführen und die Teilnahme der Mitarbeiter zu dokumentieren, wie zum Beispiel die jährliche Sicherheitsunterweisung, bietet E-Learning sowohl für Teilnehmer als auch für Arbeitgeber und Unterweisende eine Entlastung.